Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь – это первый помощник руководителя, его правая рука, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, предприятия, организации, фирмы или учреждения. Считается, что это сугубо женская профессия, однако секретарями могут быть и мужчины. Секретарь со знанием иностранных языков может работать в украинской организации, связанной с зарубежными партнерами, в совместном предприятии или в украинском представительстве зарубежной компании.

Секретарь на reception (ресепшионист) - это самый младший вид секретаря. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки, приходящие на общий телефон фирмы, фильтрует их и распределяет по сотрудникам. Правда в настоящее время с этими функциям вполне справляются автоматизированные технические устройства, которые многие называют «железной бабой». Но стоит заметить, что в зависимости от размера компании и вида ее деятельности, секретарь на reception на сегодняшний день выполняет и другие обязанности, которые «железной бабой» не заменишь: встречает и провожает посетителей,  готовит им чай-кофе, сортирует входящую корреспонденцию и отправляет исходящую, а в некоторых организациях также заказывает билеты и оформляет визы для сотрудников, направляющихся в командировку, осуществляет закупки воды и канцелярских товаров.

Существование штатной единицы административного директора или административного менеджера в компании зависит напрямую от размеров самой компании и колличества её работников. Основные обязанности административного директора - полное обеспечение жизнедеятельности офиса, закупка офисного оборудования, общение с арендодателями (поиск офиса, организация переезда), составление и контроль бюджета административного отдела, подбор административного персонала и организация его работы и т.д.

Администратор салона красоты принимает клиентов, знакомит их с услугами салона, помогает ознакомиться с перечнем и стоимостью услуг и сделать правильный выбор. Он - лицо салона.

Ассистент отдела принимает телефонные звонки, полностью ведет документооборот отдела (поддерживает базы данных, регистрирует и распределяет входящую и исходящую документацию), заказывает такси, если сотрудники ездят в командировки – бронирует для них билеты, гостиницы, занимается получением виз и т.д.. Также в обязанности ассистента отдела входит подготовка отчетности и презентаций, организация конференций и мероприятий, и даже работа с поставщиками.

Оператор ПК – работник, отвечающий за набор и обработку какой-либо информации на компьютере: набор текста, ввод информации, сортировка материалов, структурирование информации по каталогам, составление таблиц и схем и т.д..

Профессия "офис-менеджер" появилась в Украине недавно. Раньше людей такой профессии называли "администратор". Современный офис-менеджер - настоящий хозяин офиса компании, в должностные обязанности которого входят все процессы, связанные с функционированием организации. Обязанности офис-менеджера в различных компаниях могут быть разными. Как правило, именно офис-менеджер ведет учет звонков и обращений, регистрирует корреспонденцию, встречает посетителей, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, распределяет документацию по отделам, организовывает совещания и брифинги. Подчиняется офис-менеджер генеральному директору или заместителю директора по персоналу, возможно - руководителю отдела по персоналу.

Профессия Помощник руководителя включает в себя выполнение обязанностей администратора, секретаря, ассистента и помощника руководителя. Помощник руководителя (персональный ассистент) планирует рабочий день начальника, обрабатывает корреспонденцию, ведет деловую переписку, организует совещания, встречи, поездки. Этот специалист - незаменимый для руководителя работник, решающий множество административно-хозяйственных вопросов компании.

В круг обязанностей руководителя секретариата входит руководство секретариатом, поддержание в офисе благоприятного психологического климата, управление информационными потоками, организация и ведение документооборота, а также обеспечение офиса канцелярией и продуктами.