Рано или поздно, к Вам может обратиться Ваш подчиненный, коллега, с просьбой о написании рекомендательного письма. Рекомендательное письмо является письменным подтверждением профессиональных навыков и достижений сотрудника. Оно раскрывает его характер, опыт, его сильные и слабые стороны, а главное – дальнейший потенциал. Работодателю не интересно знать, какие блюда любит его будущий сотрудник и в какие страны он любит ездить отдыхать. Что он действительно ищет в потенциальном сотруднике, так это надежность, ум, энтузиазм, ответственность и честность, желание расти и развиваться. Хорошее рекомендательное письмо даст исчерпывающие ответы на все эти вопросы.
Как написать рекомендательное письмо
Не забудьте о себе!
Помните, что когда Вы даете рекомендацию сотруднику, Вы ставите на карту и свою репутацию. Иногда человек пытается обратиться с просьбой написать рекомендательное письмо к менеджеру высшего звена, а не к своему непосредственному руководителю. Это происходит из-за опасения получить не самые лучшие рекомендации. Если Вы чувствуете, что не можете дать объективную оценку, лучше объясните это своему сотруднику и попросите написать письмо непосредственного руководителя или менеджера, который знает его лучше.
Если же Вы знаете, что это достойный, хороший и надёжный сотрудник, и хотите ему помочь, проведите небольшую с ним беседу, чтобы узнать, на что надо обратить особое внимание, расспросите его о дальнейших карьерных планах. Полученная информация поможет Вам правильно составить рекомендательное письмо.
Рекомендательное письмо – презентация Вашей компании!
В письме Вы не только говорите о своем сотруднике, но и представляетесь сами как руководитель либо менеджер высшего звена. Рекомендательное письмо - это деловой документ, и отнестись к нему надо серьёзно. Ни в коем случае не пишите рекомендательного письма от руки! Выделите в своем рабочем графике время для написания письма, когда Вы сможете сосредоточиться и спокойно собраться с мыслями. Не пишите рекомендательное письмо на ходу! Ведь будущая работа человека, обратившегося к Вам с просьбой, во многом зависит от этого документа.
Начните со списка
Рекомендательное письмо служит для того, чтобы представить дополнительную информацию о соискателе: характеристика личностных качествах сотрудника, его навыки, умения, профессиональные качества, опыт. Не забудьте подчеркнуть сильные стороны соискателя, его потенциал.
Если Вы не знаете, с чего начинать написание рекомендательного письма - начните с составления списка ключевых слов и фраз, характеризующих своего сотрудника, его достижения и качества. Таким образом Вы сможете избежать абстрактности и метафорических формулировок. Все, что Вам надо сделать – это четко изложить достоверную информацию и предоставить доказательства.
Ключевые слова и фразы лучше распределить по категориям:
1. Профессиональные навыки:
- Насколько хорошо Ваш подчинённый знает свою профессиональную сферу?
- Обладает ли он необходимыми для его должности компетенциями?
- Умеет ли Ваш сотрудник быстро и конструктивно принимать решения?
- Получается ли у него выполнять работу качественно и в срок?
2. Личностные характеристики:
- Как у сотрудника складываются отношения в коллективе?
- Является ли он лидером?
- Обладает ли этот человек чувством юмора?
- Аналитический ли у него склад ума?
- Насколько Ваш сотрудник стрессоустойчив?
3. Успехи и достижения:
- Опишите три-четыре профессиональные достижения Вашего сотрудника за то время, что он работал в Вашей компании.
4. Слабые стороны:
- Умеет ли Ваш подчинённый извлекать уроки из своих ошибок?
- На что ему следует обратить внимание в первую очередь, чтобы его карьерный рост был успешным?
5. Потенциал.
- Опишите, каких успехов сможет, по Вашему мнению, добиться этот сотрудник.
Структура письма
Письмо обычно состоит из трех частей (вступление, основная часть и заключение) и не превышает в длину одной страницы (в среднем 5-7 абзацев).
Вступление письма
Начните рекомендательное письмо с того факта, как давно Вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если это Ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, обязанности, которые он выполняет. Перечислите все значительные проекты, которые рекомендуемый сотрудник разрабатывал или осуществил. Можно, чтобы работодатель больше доверял рекомендательному письму, добавить пару строк о Вашей компании и сфере ее деятельности. В заключительном предложении вступления можно высказать Ваше положительное мнение о своём сотруднике, таким образом подводя итог.
Основная часть рекомендательного письма
В основной части рекомендательного письма Вы даете более подробную характеристику профессиональным качествам Вашего подчинённого. Опишите здесь умение своего сотрудника справляться с выполнением определенных задач, его достоинства и недостатки, его умение налаживать контакт, общаться и взаимодействовать с коллективом.
Очень убедительно будет выглядеть, если Вы какое-нибудь качество подтвердите фактами (как оно проявляется на практике). Например, Вы рассказываете, что у Ивана Ивановича творческий подход к делу и аналитический склад ума, и при этом описываете, как он придумал способ оптимизировать процедуру доставки товара в Вашей компании.
Для того, чтобы получилась более четкая картина, охарактеризуйте человека со стороны его личностных качеств и поведения. Например: открытый, ответственный, добросовестный, надёжный, вежливый, приветливый, или: ленивый, язвительный, упрямый, неприветливый, высокомерный, несговорчивый.
Перечислите все основные достижения Вашего сотрудника.
Заключенительная часть рекомендательного письма
Напишите в кратце о дальнейших планах Вашего сотрудника. Подчеркните, что Вы считаете, что это правильно намеченный путь и объясните почему. Опишите, почему Вы рекомендуете своего подчинённого и какой вклад он сможет внести в компанию работодателя. В самом конце рекомендательного письма обязательно оставьте свои контактные данные и предложите в случае, если работодатель захочет получить дополнительную информацию, с Вами связаться.
Важно! Рекомендательное письмо обязательно нужно разместить на фирменном бланке компании и поставить печать и подпись.
На заметку
Рекомендательное письмо может основательно повлиять на дальнейшую судьбу Вашего сотрудника, поэтому к его написанию отнеситесь со всей серьезностью. Информация должна быть представлена честно, кратко и открыто. Постарайтесь отразить лучшие стороны человека и подчеркнуть его потенциал. Помогите Вашему подчинённому найти хорошую, интересную работу!