Составление сопроводительного письма

Первое знакомство работодателя с кандидатом происходит в "письменном виде". Документов, присылаемых работодателю соискателем, как правило, два: сопроводительное письмо и резюме. Резюме содержит общие сведения о претенденте на должность, а сопроводительное письмо позволяет правильно сфокусировать внимание работодателя. Сопроводительное письмо позволяет смягчить "сухость" изложения резюме и значительно увеличивает шансы кандидата быть замеченным в общем потоке информации.

При составлении сопроводительного письма следует учесть ряд факторов:
- Цель;
- Содержание;
- Аудитория;
- Формат.

Цель
Цель сопроводительного письма - обратить внимание работодателя на ваше резюме, заинтересовать работодателя в прочтении резюме и объяснить, почему кандидат обращается к этому лицу, какую пользу он может принести организации и попросить принять его для собеседования. Сопроводительное письмо и резюме должны содержать информацию, которую будущий работодатель использует для принятия решения: приглашать вас на собеседование или нет.

Содержание
Сопроводительное письмо должно быть адресовано определенной компании и определенному лицу, которое будет рассматривать Вашу заявку. Такого рода информацию Вы, скорее всего, сможете найти самостоятельно.

В сопроводительном письме обязательно укажите должность, на которую Вы претендуете. Подчеркните свои познания в той сфере деятельности, в которой работает компания в настоящий момент, Вашу квалификацию в этой области. Необходимо, чтобы будущий работодатель, после прочтения сопроводительного письма, понимал:
- Почему вы хотите работать именно в этой компании;
- Вашу квалификацию;
- Соответствие Вашего опыта требованиям этой компании.

Отметьте в сопроводительном письме свои наиболее важные и уместные достижения, опыт, навыки, перечисленные в резюме. При составлении сопроводительного письма ссылайтесь на резюме (например: «более детально рассмотрено в резюме»).

Аудитория
Сопроводительное письмо предоставляет возможность будущему работодателю, в прямом смысле, услышать Вас. Оно характеризует Вас как личность, выделяет Вас среди других соискателей. Прежде всего, ответте для себя на вопросы : "Какую я смогу принести пользу данной компании? Какие конкретные шаги, в решении вопросов, я смогу предложить?" Все это, в лаконичной форме, необходимо изложить в сопроводительном письме. Сопроводительное письмо должно быть ориентировано на каждую отдельную компанию, в которой Вы хотите работать. Проведите небольшое исследование для того, чтобы узнать потребности и цели компании, и потом, в сопроводительном письме, используйте эти знания, подчеркнув, таким образом, Ваше знание вопросов, решаемых данной компанией на рынке, и соответствие Ваших навыков решаемым задачам.

Формат
Сопроводительное письмо должно состоять из нескольких разделов.
В первом разделе должно быть написано буквально два-три предложения: приветствие, информация о том, как Вы узнали о вакансии, Ваша общая квалификация, если есть личные контакты в данной компании - напишите и о них.

Тело Вашего сопроводительного письма должно состоять из 1-3 более длинных разделов, в которых Вы более детально описываете Вашу квалификацию относительно данной вакансии. В этой части письма краткая квалификационная характеристика претендента должна обязательно ссылаться на прилагаемое к письму резюме, что должно расширить представление работодателя о претенденте и побудить его встретиться с ним.

Заключительная часть Вашего письма должна содержать информацию о том, как и когда можно с Вами связаться, и выражение готовности либо прибыть на собеседование, либо предоставить дальнейшую информацию. Сопроводительное письмо должно быть лаконичным и запоминающимся. В конце сопроводительного письма поблагодарите Вашего адресата за проявленное Вам внимание и уделенное время. Обычно сопроводительное письмо завершается стандартной фразой: «Искренне Ваш», «С надеждой на сотрудничество» и т.п. Дальше следует подпись, затем – фамилия, инициалы и, наконец, адрес и номер телефона автора письма.

Требования к содержанию сопроводительного письма:
- Точность и ясность изложения мыслей, короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы, отсутствие лишних слов и пустых фраз;
- Соблюдение норм грамматики и правописания (граммотность);
- Доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;
- Деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.

Сопроводительные письма рекомендуется печатать и сопровождать личной подписью.